Quelques précautions…

 

√ OneNote Bureau

 

Une des fonctionnalités les plus innovante (et inédite) de OneNote, c’est l’absence du bouton « Enregistrer » ! En effet, les modifications s’enregistrent continuellement et automatiquement, et se synchronisent éventuellement sur un serveur (OneDrive par exemple).

Cela ne doit pas faire oublier de prendre quelques précautions, pour éviter de perdre ses notes en cas de dysfonctionnement de l’application, ou de l’appareil.

La première chose à vérifier régulièrement, c’est que la synchronisation s’est bien déroulée.

synchronisation1
La roue verte indique que la synchronisation est (toujours) en cours…donc inachevée !!!
Etat de la synchronisationpng.png
Dans Fichier/Informations, le bouton « Afficher l’état de synchronisation » montre l’état d’avancement (barre de progression) de chaque bloc-notes, et un message d’erreur le cas échéant.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Notez que l’absence de triangle jaune (en lieu et place de la roue verte), ne signifie pas que la synchronisation s’est bien effectuée !

Ce diaporama nécessite JavaScript.

 

Après s’être assuré que la synchronisation s’est bien déroulée, il peux être utile d’effectuer une sauvegarde de son bloc-notes préalablement à toute manipulation sur son ordinateur (mise à jour de Windows ou d’Office par exemple). Deux précautions valent mieux qu’une !

Le menu Fichier/Options/Enregistrer et sauvegarder indique la fréquence des sauvegardes, et leur emplacement.

 

Paramètres de sauvegarde2.png
Aperçu du menu Fichier/Options/Enregistrer et sauvegarder

 

  1. Forcez une sauvegarde (« sauvegarder tous les bloc note maintenant« )
  2. Enregistrez une copie des fichiers .one sur un autre support (il y en a un par section)

 

Finalement, une dernière précaution consiste à exporter son bloc-notes sous format .pdf, un format universel. veillez à exporter chacune des sections de votre bloc-notes, et à développer les sous-pages au préalable;

Si d’aventure Microsoft arrêtait de maintenir OneNote (peu probable !), ou que vous deviez absolument consulter vos notes sur un appareil non équipé de OneNote (peu probable également, compte-tenu du fait que Microsoft a rendu OneNote disponible sur tous les OS, gratuitement), ou encore que vous deviez utiliser un PC avec une version plus ancienne de OneNote (problème de rétro-compatibilité), un fichier .pdf pourrait s’avérer utile.

Il s’agit d’une précaution sans doute superflue, mais rassurante.

Si vous optez pour une sauvegarde sous format .pdf, sachez que vous pouvez créer une Table des Matières automatiquement (macro TOC – Table Of Content de OneTastic), pour obtenir un fichier .pdf vraiment exploitable. A noter enfin que les liens (vers des pages web, ou d’autres emplacement au sein de la même section) fonctionneront dans le fichier .pdf résultant.

Et si vous ne souhaitez pas utiliser la macro TOC de OneTastic (qui génère une table des matières avec des liens hypertexte), vous pouvez toujours créer votre propre table des matières vous même.

 

Merci à Stefan Wischner qui m’a donné envie d’écrire ce billet, que j’avais en tête depuis longtemps.

 

 

Nota pour les utilisateurs de OneNote universel :

L’emplacement de la sauvegarde pour les utilisateurs de la version « universelle » est :

C:\Utilisateurs\<votre nom>\AppData\Local\Packages\
Microsoft.Office.OneNote_8wekyb3d8bbwe\LocalState\AppData\Local\OneNote\16.0

et il contient une infinité de fichiers .bin. Pas sûr que cela serve à quelque chose de les sauvegarder… Une solution est de télécharger le dossier qui contient le bloc-notes sur OneDrive. Voir ce billet qui détaille la marche à suivre.

 

Mise à jour 04/07/2017 : Compte-tenu de l’ampleur que prend OneNote universel j’ai légèrement détaillé la manip. à suivre pour sauvegarder les fichiers qui décrivent un bloc-notes dans la version universelle.

Par ailleurs, petite précision concernant OneNote bureau : ne pas oublier de cocher « Sauvegarder les bloc-notes sur SharePoint », si vous rencontrez des problèmes. Merci toujours à Stefan Wischner pour ce conseil.

 

Mise à jour 07/07/2017 : Il peut être utilise de sauvegarder ses sauvegardes sur un autre support. Pour les sauvegarder sur OneDrive, il y a deux solutions :

  • Soit changer l’emplacement du dossier de sauvegarde dans Fichier/Options/Enregistrer et sauvegarder, pour qu’il pointe vers OneDrive ;
  • Soit, lancer l’invite de Commande (en tant qu’adminstrateur), et taper :

cd %USERPROFILE%\OneDrive

 mklink /J SauvegardesBlocNotes c:\Users\<votre nom>\AppData\Local\Microsoft\OneNote\15.0\Sauvegarder

Remplacez le 15.0 (=OneNote 2013) par « 16.0 » si vous utilisez OneNote 2016.

Je préfère cette deuxième solution, car elle permet de limiter la sauvegarde au dossier « sauvegarder », sans surcharger OneDrive avec les autres répertoires OneNoteOfflineCache_files, Cache audio, ServerListings et SuspendedRequests que comporte le dossier 15.0.

5 commentaires

  1. Une « astuce » consiste également à alléger la quantité de données à synchroniser. En effet, font partis de la synchronisation : 1/ les historiques de pages et 2/ les notes supprimées.
    Dans certains cas, cela peut avoir doubler la taille d’une section voir plus.
    Le conseil est donc de régulièrement supprimer les historiques de pages dont on n’a pas besoin (dans l’onglet Historique / Versions de page) et de vider la Corbeille ou en tout cas supprimer les notes que l’on ne souhaitera pas restaurer.
    En allégeant la taille des blocs-notes, on diminue le temps de synchro et les risques de problème.

  2. La taille des bloc notes est effectivement un problème notamment pour les devices Android car l’application One Note Android, contrairement à d’autres, ne permet pas de stocker les données sur SD-Card.
    De plus les captures d’écran insérées dans les pages, pèsent lourd, y-a-t-il un moyen d’en diminuer le poids après-coup ?

Laisser un commentaire

Votre adresse de messagerie ne sera pas publiée. Les champs obligatoires sont indiqués avec *