Gestion de tâches avec OneNote

Dans ce billet, vous allez découvrir comment OneNote m’aide à rester organisé, à manager une équipe, à faire le suivi des tâches, et plus généralement à atteindre mes objectifs malgré un environnement de travail caractérisé par de nombreuses interruptions.

Mon secret, c’est d’avoir un Modèle de page personnalisé.

Principe général

Cette technique ne requiert aucun autre programme, évitant au passage la complexité ou double-saisie induite par d’autre solutions duales (OneNote + Outlook ; OneNote + Microsoft Todo ; OneNote + Wunderlist ; OneNote + Todoist…). Je reconnaît que j’admire ces solutions plus sophistiquées (j’en ai essayé certaines avec opiniatreté), mais elles ne me convienne malheureusement pas !

 

Un bon point de départ consiste à regarder la vidéo que j’ai réalisé à ce sujet, à l’occasion de la Conférence Learn OneNote qui s’est déroulée du 9 au 15 Novembre 2017.

Ensuite, vous pourrez revenir ici et consulter mes conseils et réflexions ci-dessous : n’hésitez pas à faire part de vos remarques et de votre propre expérience en laissant un commentaire.

 

Est-ce compatible avec OneNote universel ?

Certainement !

Vous devrez juste réaliser votre Modèle de page personnalisé dans OneNote bureau au préalable.

Toutes les fonctionnalités décrites dans la vidéo fonctionnent à l’identique dans OneNote universel, à l’exception des Notes liées.

 

Pourquoi barrer les initiales du Responsable de l’action, quand il a réalisé l’action ?

Quand vous faites une recherche (dans le cas présent : les initiales d’une personne que je m’apprête à rencontrer ou appeler), OneNote surligne en jaune les occurrences trouvées.

Par conséquent, il n’est plus possible de distinguer si une action :

  • nécessite un suivi (surlignée en jaune si l’action est en cours, ou pas surlignée si l’action n’est pas commencée),
  • ou non (action surlignée en vert).

La solution que j’ai trouvé consiste à barrer les initiales, au moment où je les surligne : ainsi je dispose d’une indication claire aussi bien quand je parcours mes notes manuellement (Ctrl Page Sup. / Page Inf.) que quand je consulte le bandeau de Recherches.

Notez qu’il faut barrer AVANT de surligner, sinon vous perdrez votre sélection.

 

Pourquoi ne pas simplement utiliser les « Tâches Outlook » ?

Un bon outils de suivi de tâche doit permettre de gérer :

  • Le Responsable de l’action
  • La date cible, et un niveau de priorité
  • Le statut de l’action (Réalisée, En cours…)
  • Une synthèse des actions (avec la possibilité de les ré-ordonner facilement)
  • Un moyen de communication avec le Responsable de l’action

Outlook fait tout ça, donc si vous l’utilisez comme client de messagerie, pourquoi ne pas aussi faire le suivi des tâches dans Outlook ?

① Parce que je n’ai pas trouvé le bon emplacement pour les tâches Outlook dans mon modèle de page OneNote. Voyons les différentes possibilités :

  • Devant la description de la tâche :
    • Avantage : la description de la tâche est partagée avec Outlook
    • Inconvénient : quand l’action est finalisée, le fanion se transforme en une coche verte () à gauche de la description alors que je trouve personnellement plus pratique de parcourir rapidement la colonne de droite, à la recherche des initiales pas encore surlignées en vert (en priorisant naturellement celles dont les dates écrites à leur droite sont proches)
Action en cours
Action réalisée
  • Devant les initiales, alors !
    • Avantage : la coche verte est là où je recherche intuitivement les actions en cours
    • Inconvénient : il manque la description de la tâche dans Outlook, puisque seul le texte après le fanion (les initiales) sont envoyées dans OneNote.

  • Devant la Description, mais près des initiales alors !!! (c’est une disposition assez peu conventionnelle, mais essayons tout de même) :
    • Avantage : la coche est près des initiales, et c’est plutôt bien ordonné !
    • Inconvénient : où mettre la colonne « Délais » ensuite ? A gauche ?! Avouons que ça devient particulièrement anti-conventionnel !!!

Lorsque l’on insère une tâche, une fenêtre Outlook s’ouvre permettant de renseigner l’échéance ce qui provoque une interruption (seulement si vous utilisez le fanion personnalisé, ou Ctrl Maj K) ; mais pire : si vous utilisez les autres fanions (tel que aujourd’hui, demain, cette semaine, la semaine prochaine), la tâche est automatiquement créée dans Outlook sans vous laisser la possibilité d’indiquer son Responsable… Vous devez alors penser à faire un aller-retour dans Outlook, pour saisir l’indiquer avant de passer à la tâche suivante.

Le Resp. (et échéance) sont dupliqués dans OneNote et Outlook, mais pas liés. Par conséquent tout changement dans un programme ne se répercutera pas dans l’autre. De plus, si vous mettez à jour la description de la tâche dans OneNote (le seul champ qui pourrait techniquement être lié, puisque dans la même colonne), il ne s’actualisera pas dans Outlook…

C’est un problème pour moi, car je modifie fréquemment le Resp. pour refléter l’avancée d’une action. Imaginons que je doive organiser une réunion avec un client :

  • Au début, je suis le Resp. de l’action car il m’incombe de trouver une date dans mon agenda, et de la proposer à ce client ;
  • Ceci étant fait, c’est l’assistante de mon client qui devient la Resp., puisqu’elle doit me confirmer une date qui convienne à son chef ;
  • Ensuite, mon assistante devient la Resp., car je vais lui demander d’organiser mon voyage ;
  • Et ainsi de suite…

J’aime avoir non seulement la description d’une action, mais également son contexte : j’ai exactement cela dans OneNote, soit juste en dessous de l’action, soit via des liens hypertexte vers des e-mails (copiés dans OneNote), fichiers ou autres notes ;

⑤ Il n’est pas aisé de ré-ordonner les tâches dans Outlook : on peux trier sur n’importe quelle colonne (date, status, catégorie…), mais pas ré-ordonner librement à la main ;

⑥ Enfin, Outlook peut être intimidant par moment ! Je préfère encore réaliser le suivi des tâches dans OneNote.

En bref : Rester dans OneNote me permet d’éviter toute duplication (avec les risques d’incohérences qui en découle inévitablement), et de maintenir une routine de suivi simple.

Comment faites-vous pour avoir un résumé des actions alors ?

J’utilise « Rechercher des indicateurs>Créer une page de résumé » dans OneNote bureau.

Je vous suggère de personnaliser vos indicateurs au préalable, avec les personnes avec lesquelles vous travaillez le plus :

Exemple de balises personnalisées

 

Ainsi, quand vous lancez “Rechercher des indicateurs” dans le menu Accueil, vous obtiendrez un résumé des actions contenues dans un ou plusieurs bloc-notes, classées par membre de votre équipe.

Notez que :

  • la page de résumé n’est pas compatible avec ce modèle de page personnalisé (la première catégorie est mise dans la première ligne du tableau alors que les suivantes sont disposées en dehors du tableau…) : lancez plutôt ce résumé dans une section sans Modèle ;
  • si vous cochez une case dans le résumé, la case correspondante dans la page originale ne se cochera pas toute seule :
La note originale à gauche ; le résumé des indicateurs dans une fenêtre ancrée à droite : notez la différence.
  • il faut donc considérer la page de résumé comme étant un document de travail éphémère (à effacer à la fin de la journée par exemple), qui ne remplace évidemment pas les notes individuelles ;
  • vous pouvez combiner plusieurs indicateurs (par exemple « A faire par moi » et « Important »), mais le résumé montrera deux fois l’action (une fois sous chaque indicateur), au lieu de mettre en évidence l’action importante ;

Une fois qu’on est conscient de ces limitations, je trouve que cette solution a tout de même l’avantage de la simplicité :

  • vous pouvez ré-ordonner les actions dans le résumé simplement en glissant-déposant chaque ligne avec la puce / chevron à gauche ;
  • vous pouvez accéder instantanément au contexte de l’action, en cliquant sur le petit logo OneNote à gauche de chaque tâche (note liées).

 

Pourquoi avoir une section « vierge », à côté de la section principale ?

Même si la plupart de vos notes sont au format A4, vous voudrez sans doute pouvoir ajouter des notes sur une page vierge (sans Modèle de page), et bénéficier du format « automatique » (illimité).

Par conséquent, il est utile d’avoir une section sans Modèle de page jouxtant votre section principale, où vous pourrez ajouter facilement une nouvelle page, puis la glisser-déposer dans votre section principale.

De plus, si vous utilisez la synthèse d’indicateurs, et utilisez sa fonctionnalité « Notes liées », vous noterez que le bouton « Page précédente » (dans la barre d’accès rapide) ne renvoie pas à la synthèse après que vous ayez cliqué sur le petit logo OneNote à gauche d’une action. Disposer d’une section vierge à côté de votre section principale facilite la navigation (aller-retour) entre la synthèse et les notes originales où vous souhaiterez consulter le contexte.

Une tâche par ligne, ou plusieurs ?

Micro-tâches et Macro-tâches

 

Il y a deux possibilités :

Présentation 1 : Un titre, puis les micro-tâches en dessous, dans la même ligne du tableau
  • Avantage : plus structuré, et plus facile à lire
  • Inconvénient : vous ne pourrez pas utiliser la puce/chevron pour modifier l’ordre de deux micro-tâches. Le faire manuellement nécessite 3 copier-coller (un pour chaque champs : description, Resp. et Délais)…

ou

Présentation 2 : Le titre dans une ligne, puis chaque micro-tâche dans d’autres lignes en dessous
  • Avantage : Il est plus aisé de changer l’ordre des micro-tâches
  • Inconvénient : les micro-tâches n’étant pas indentées, le document est moins lisible. De plus, si vous voulez modifier l’emplacement d’une macro-tâche, il faudra sélectionner toutes les lignes (entièrement, c’est à dire avec les 3 colonnes), puis utiliser la puce/chevron. C’est un peu plus délicat.

 

Pourquoi le format A4 ?

Ce format est approprié pour les impressions (directement, ou après export au format PDF).

Et il n’empêche nullement d’écrire en dehors de la page A4, si vous changer d’avis, ou avez besoin d’ajouter des annotations dans la marge.

 

Comment réaliser ce Modèle de page ?

Référez vous à ce billet, où j’explique pas à pas comment réaliser ce Modèle de page.

 

Laisser un commentaire

Votre adresse de messagerie ne sera pas publiée. Les champs obligatoires sont indiqués avec *