Incorporer des fichiers Office dans OneNote universel

Mise à jour 18/05/2019 : Précisions sur le partage de fichier (incorporé) en lecture-écriture.

Version :  √ OneNote universel

En Avril dernier, je relayais dans ce blog l’annonce par Microsoft de nouvelles fonctionnalités à l’usage des professionnels.

Ce billet – en décalage par rapport à ma ligne éditoriale habituelle (je n’évoque pas les nouveautés avant de les avoir testé…) – était motivé par le caractère inédit de ces nouveautés : en effet, si de nombreuses fonctionnalités de OneNote 2016 ont été portées vers OneNote universel, les nouvelles fonctionnalités concernaient généralement le secteur éducatif (écriture arc en ciel, solveur d’équation, tracé de courbes, règle, autocollants… et les fonctionnalités de bloc-notes pour la classe)…

Aussi, au moment où Microsoft officialisait courageusement la fin de vie de OneNote 2016, il était bienvenu d’annoncer des fonctionnalités dédiées au monde de l’entreprise : les indicateurs personnalisés, les modèles de page et une meilleure intégration avec Office avec notamment un affichage en temps réel du contenu des fichiers Office dans les bloc-notes partagés. Tout cela prévu pour l’été 2018 !

L’été, l’automne puis l’hiver sont arrivés, et toujours aucune évolution majeure dans OneNote universel… il y avait de quoi douter…

Il aura fallu attendre Janvier 2019 pour voir arriver les « Live embedding Office file » (ou « cloud files », que l’ont pourrait traduire littéralement par  » fichiers Office incorporé, visualisable en direct »).

Aperçu de fichier

Il faut dire que cette fonctionnalité est arrivée bien discrètement, puisque la fenêtre « Nouveauté » ne l’annonçait pas, et qu’il fallait l’activer dans les Options :

Si vous n’avez plus cette option, c’est que vous disposez déjà de la fonctionnalité par défaut.

Une fois l’option activée, un fichier Office se présente de la façon suivante :

  • un lien hypertexte,
  • un aperçu instantané (pour Excel, Word et PowerPoint, mais pas Publisher ni Visio)

Pour obtenir l’aperçu, il faut choisir la première option dans le Menu Insertion / Fichiers ci-dessous :

Contrairement à ce que laisse entendre le libellé, vous obtiendrez non seulement un lien hypertexte, mais aussi un aperçu du fichier (si le format le permet).

OneNote ajoute une copie du fichier dans le répertoire « Chargements OneNote », à la racine de OneDrive. Il est toutefois possible de déplacer le fichier à un autre emplacement par la suite (toujours sous OneDrive), sans casser le lien.

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Pour modifier le fichier, il faut cliquer sur le lien hypertexte, car le bouton dans le coin inférieur droit (bouton « Plein écran ») ouvre le fichier en lecture seule uniquement.

Cela ouvre un onglet dans votre navigateur internet avec un seul icone de fichier. Encore une étape : Cliquer dessus pour l’ouvrir dans Word Online.

Enfin, il semble que le fichier apparaisse en lecture seule pour les autres utilisateurs (dans un bloc-notes partagé), même s’ils avaient déjà les autorisations sur ce fichier. En effet, le double du fichier dans le dossier Chargements OneNote n’hérite pas des propriétés de partage. Il faut donc redonner les autorisations sur cette version de fichier.

Fichier incorporé

Parallèlement à cette nouvelle fonctionnalité, il est toujours possible d’insérer le fichier en tant que tel dans une note (choisir « Insérer comme pièce jointe ») : il apparaîtra alors sous forme d’une icône de fichier.

Et, tel qu’annoncé dans la fenêtre « Nouveauté », reprise ci-dessous :

Le libellé « fichier incorporé » peut prêter confusion avec la fonctionnalité précédente…On fait référence ici aux pièces jointes.

il est désormais possible de modifier le fichier directement dans OneNote, sans avoir besoin de le renommer/ ré-enregistrer (une fonctionnalité de OneNote 2016 que OneNote universel n’avait pas encore…).

Récapitulatif

En conclusion, cette fonctionnalité illustre bien l’intérêt de l’architecture 100% « dans le nuage » de OneNote universel, notamment pour le travail collaboratif.

°°°

Mise à jour 18/04/2019 : si vous insérez plusieurs fois l’aperçu de fichier, OneNote ajoutera autant de copies du fichier (indicées) dans le dossier « Chargements OneNote »… Pas l’idéal en terme d’espace occupé sur OneDrive, ni de gestion des versions.

A l’avenir, Microsoft prévoit d’éviter le doublon de fichier (fichier dans le répertoire initial + fichier dans le répertoire « chargements OneNote »), ce qui évitera de se poser des questions du type « quel est le fichier le plus à jour ? » ; « dois-je renommer le fichier initial pour éviter de le confondre avec celui qui est en partage ? »…

Précision : L’aperçu se rafraichit en ouvrant à nouveau la note (changer de note, puis revenir). Les modifications d’autres utilisateurs n’apparaissent pas en temps réel sur l’aperçu. De plus, vos propres modifications n’apparaîtront pas à la fermeture de Excel/Word/PowerPoint Online, ce qui est un peu déroulant de prime abord.

Les fichiers Visio, Publisher ou .pdf n’offrent pas d’aperçus : ils sont chargés dans OneDrive, puis transformés en simple lien hypertexte :

Mise à jour 18/05/2019 : J’ai finalement compris comment partager un fichier (incorporé), en lecture-écriture. Le problème vient du fait que OneNote créé un double du fichier dans le dossier « Chargements OneNote » (cette « absurdité » devrait prochainement être corrigée), et que le double du fichier n’hérite pas des propriétés de partage du fichier original. Il faut donc donner des droits spécifiquement sur cette version de fichier.

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